POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Autogermana S.A.S está comprometida con brindar un tratamiento adecuado y que cumpla con la totalidad de disposiciones legales que sobre la materia existe, a todos los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos. El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por Autogermana S.A.S y/o por quien la compañía determine para cada caso. Los titulares de los datos de carácter personal tendrán derecho de forma gratuita y directa a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá en los canales que Autogermana S.A.S. dispone: (info@autogermana.com.co).
OBJETIVO:
Nuestra Política de tratamiento y protección de datos personales tiene como objetivo regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de la información que se reciba de parte de nuestros clientes, prospectos, proveedores, colaboradores, visitantes y socios a través de los diferentes canales de comunicación que se han desarrollado por Autogermana S.A.S con NIT 860509514-0 de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
Autogermana S.A.S es responsable del tratamiento y protección de los datos personales obtenidos y recolectados. Igualmente somos responsables de atender las peticiones, quejas y/o reclamos de parte del titular de los datos en relación con sus derechos a conocer, modificar o revocar su autorización para el manejo de los datos
Nombre razón social: Autogermana S.A.S.
NIT: 860509514-0
Dirección: Cr 45 # 197-35 Megaoutlet Bodega 4
Correo electrónico: info@autogermana.com.co
Teléfono: +57 1 6578080
FINALIDADES:
Autogermana utilizará los datos almacenados en sus bases de datos, principalmente con las siguientes finalidades, sin limitarse únicamente a ellas:
Clientes/Prospectos:
a. Realizar invitaciones a los diferentes eventos y/o lanzamientos de las marcas, servicios y/o productos de Autogermana S.A.S. y/o las marcas que represente.
b. Facilitar la correcta ejecución de la prestación de servicios ofrecidos por Autogermana S.A.S.
c. Informar sobre las novedades de las marcas BMW, BMW MOTORRAD y MINI o sobre cualquier otra marca que pueda llegar a representar y/o distribuir Autogermana S.A.S.
d. Informar por cualquier medio, promociones y/o campañas comerciales de las marcas de BMW, BMW MOTORRAD y MINI.
e. Generar mecanismos de comunicación eficientes y mantener contacto permanente con el titular de los datos personales.
f. Realizar encuestas de satisfacción sobre los productos y servicios virtuales y/o físicos que presta Autogermana S.A.S.
g. Ofrecer servicios complementarios, entre otros los financieros y de seguros, desarrollados en conjunto con aliados comerciales de Autogermana S.A.S.
h. Contactar a los propietarios en caso de campañas técnicas establecidas por los fabricantes de las marcas representadas por Autogermana S.A.S.
i. Enviar correspondencia o cualquier tipo de información y/o comunicación impresa y/o digital.
j. Establecer comunicación directa por diferentes medios (físico, impreso, digital, telefónico, mensajes de texto, correos electrónicos, etc.) con fines comerciales asociados a ventas de productos y/o servicios.
k. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas.
l. Compartir datos con aliados comerciales (personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras) en el desarrollo de convenios, campañas y/o acuerdos o contratos de índole comercial y/o civil.
m. Compartir datos con BMW AG (sociedad comercial extranjera) y con las empresas (personas jurídicas) que hacen parte del Grupo Empresarial del cual forma parte Autogermana S.A.S.
n. Compartir datos con aliados comerciales tales como entidades financieras y/o compañías de seguros en el marco de convenios, campañas y/o acuerdos de índole comercial cuya finalidad sea ofrecer mecanismos de financiación y/o seguros para los bienes comercializados por Autogermana S.A.S.
o. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
p. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
q. Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
r. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de Autogermana S.A.S, con el objeto de garantizar la seguridad de sus bienes y las personas relacionadas que nos visiten.
s. Publicar y divulgar el uso de imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, durante los eventos y programas realizados por las diferentes áreas de Autogermana S.A.S.
t. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.
Proveedores:
a. Contacto a través de cualquier medio de comunicación, electrónico, físico o digital, conocido o por conocerse, para brindar informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo relacionadas con los productos y/o servicios prestados a Autogermana S.A.S.
b. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
c. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
d. Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
e. Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y el comportamiento comercial como proveedor de bienes y/o servicios.
f. Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales como Proveedor Titular de la información.
g. Transmitir ofertas, servicios y productos que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga con Autogermana S.A.S.
h. Recolectar, registrar y actualizar datos personales o empresariales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor o tercero relacionado con Autogermana S.A.S.
i. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a Autogermana S.A.S. y gestión de cobranzas y/o recaudo de cartera.
j. Evaluar los productos y servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor o tercero relacionado con Autogermana S.A.S.
k. Desarrollar y aplicar procesos de inscripción y selección, evaluación de desempeño, visitas en sitio, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuestas y/o adjudicación de contratos.
l. Enviar información por medios físicos, electrónicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos y demás información de interés para mantener su relación como proveedor o tercero relacionado con Autogermana S.A.S.
m. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del representante legal o representantes legales o personas de contacto del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
n. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Autogermana S.A.S en pro del tratamiento y protección de los datos personales a los cuales se tenga acceso.
o. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.
Colaboradores y/o Candidatos:
a. Confirmar la información personal suministrada mediante el cruce de ésta con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y/o contactos.
b. Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
c. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
d. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
e. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.
f. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de Autogermana S.A.S.
g. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de Autogermana S.A.S.
h. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico, digital o físico, informaciones y notificaciones con respecto al proceso de contratación que adelante con Autogermana S.A.S.
i. Establecer y gestionar todos los trámites de seguridad para iniciar una posible relación laboral.
j. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del candidato en Autogermana S.A.S.
k. Generar validaciones sobre la información que entrega el candidato relacionada con su experiencia laboral.
l. Transferir y/o transmitir sus datos personales a terceros con la finalidad de realizar estudios profesionales de seguridad.
Visitantes:
a. Llevar el registro de las personas que como visitantes desean ingresar a las oficinas de Autogermana S.A.S, confirmar su identidad, identificar el motivo que justifique su ingreso y verificar la información que proporciona.
b. Recibir al visitante y canalizarlo en forma adecuada con la persona cuyo nombre haya mencionado al registrarse en la recepción.
c. Colaborar con base en el registro de visitantes antes mencionado, con la seguridad de todas las personas que se encuentren dentro de las oficinas de Autogermana S.A.S.
d. Usar los datos entregados en caso de emergencia ante cualquier eventualidad.
e. Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de Autogermana S.A.S, con el objeto de colaborar con la seguridad de sus bienes y las personas relacionadas con la compañía.
DERECHOS DEL TITULAR:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento de manera gratuita. Este derecho se podrá ejercer, sin costo alguno, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: De conformidad con lo señalado en la ley, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Autogermana S.A.S.
Las peticiones relacionadas con los datos personales no tendrán costo alguno y NO requieren de abogado. Pueden ser efectuados directamente por las personas de manera gratuita.
Para ejercer estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán hacerlo de manera gratuita por los siguientes medios:
· Comunicación remitida al responsable de atención de peticiones al correo electrónico info@autogermana.com.co.
DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE AUTOGERMANA S.A.S
La compañía cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información recolectada correspondiente al tratamiento de datos personales públicos interés. Igualmente, cuenta con procesos que permiten la identificación de mejoras de los controles de seguridad con el fin de mitigar el impacto a las nuevas amenazas tecnológicas propias de nuestro entorno.
